Secretaresse

Duizendpoot, spin in het web, geef het beestje een naam. Als je maar een kei bent in plannen en organiseren, ondersteunen, en drie stappen vooruit kunt denken. Iets voor jou?

Jouw uitdaging

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het agendabeheer van twee teamleiders. Je zorgt dat ze goed voorbereid zijn, voorzien van de juiste documenten, en op al hun afspraken kunnen verschijnen. Ook hun e-mail houd je scherp in de gaten en waar mogelijk handel je deze zelf af. Een grote verantwoordelijkheid dus waarbij je hen beide zoveel mogelijk ontzorgt.

Maar daar stopt jouw rol nog niet; je stelt de agenda op voor team overleggen en biedt ondersteuning in bedrijfsprocessen zoals sollicitatieprocedures en de afhandeling van facturen en inkoopdocumenten in SAP. Als secretaresse ben je er ook voor de mensen in de teams. Je zorgt dat er altijd een attentie klaar staat voor de teamleden bij jubilea, afscheid en andere gedenkwaardige momenten. Je bent dus goed op de hoogte van wat er speelt binnen de teams en denkt altijd een stap vooruit.

Jouw profiel

Als secretaresse ben je een kei in plannen en organiseren. Hierbij weet je goed te prioriteren, snel te schakelen en heb je een proactieve houding zodat je de twee teamleiders zo veel mogelijk kunt ontzorgen. Je bent stressbestendig en gewend om met deadlines en werkdruk om te gaan. Ook ben je communicatief vaardig en je kunt vanzelfsprekend uitstekend omgaan met vertrouwelijke informatie. Daarnaast:

• heb een aantal jaren werkervaring in een soortgelijke secretariële functie met een diploma op mbo-niveau;
• is het een pré als je ervaren bent met de systemen SAP, Youforce, Teams en SharePoint.

Jouw plek binnen de organisatie

In deze rol ben je de secretaresse voor twee teamleiders. Het team Realisatie houdt zich bezig met de uitvoering en relaties met gemeenten over de thema’s ruimte, water en landelijk gebied. Het team Fysiek bijt zich vast in de beleidsontwikkeling van (drink)water, klimaatadaptatie, ruimte, ondergrond en wonen. In jouw rol maak je deel uit van het afdelingssecretariaat van de afdeling Ruimte en Bereikbaarheid. Hier werk je nauw samen met de managementassistenten van de andere teams. Een hecht team dat altijd voor elkaar klaar staat en elkaar waarneemt als dit nodig is. Het is een professionele en zakelijke en intern informele werkomgeving.

De afdeling Ruimte & Bereikbaarheid is één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling is verantwoordelijk voor een duurzame ruimtelijke ontwikkeling van de steden en het landelijk gebied in Overijssel.

Wij bieden

Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling:

• een salaris van minimaal €2.136,38 en maximaal €2.994,33 bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van je kennis en ervaring; 
• een Individueel Keuze Budget van maar liefst 22,37% van je jaarsalaris. Hierin is o.a. je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder 100% loondoorbetaling bij ouderschapsverlof in het eerste geboortejaar;
• een Persoonlijk Ontwikkelbudget van €5.000,- per 5 jaar, waardoor je tal van mogelijkheden hebt om cursussen en opleidingen te volgen;
• een dienstverband voor 32-36 uur per week, voor de duur van 1 jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren.
• we hebben een informele werksfeer in een werkomgeving waar we hybride werken. Om ook je thuiswerkplek goed in te richten kennen wij een regeling voor thuiswerkmiddelen. 

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.

Interesse?

Het 1e gesprek vindt plaats op donderdag 5 oktober (middag). Het 2e sollicitatiegesprek is op woensdag 18 oktober (ochtend) en het arbeidsvoorwaardengesprek op 26 oktober om 14.15 uur. Alle gesprekken zijn in Zwolle. Tijdens de selectie maak je kennis met een aantal medewerkers van het team.

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature? Joram Wortman - adjunct directeur beantwoordt graag jouw vragen via a.kranendijk@overijssel.nl.
Wil je meer weten over de wervings- en selectieprocedure? Neem dan contact op met Corine Westendorp - adviseur arbeidsmarkt & recruitment via c.westendorp@overijssel.nl of 06 29 68 43 95. Een berichtje sturen via WhatsApp kan ook.

Enthousiast? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton op deze pagina.

Je kunt solliciteren tot en met 25 september 2023.

Provincie Overijssel maakt voor de invulling van deze vacature geen gebruik van een Werving & Selectiebureau of andere Intermediair. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is niet gewenst.