‘Functioneel beheerder’ klinkt heel technisch, maar het gaat juist ook om de mensen

‘’Ik ben geen onbekende in het provinciehuis. In oktober 2021 ben ik al ‘in huis’ gaan werken bij het Shared Service Centrum (SSC ONS) op de helpdesk, waar je heen kan als je technische ondersteuning voor bijvoorbeeld je laptop nodig bent. Ik had bij SSC ONS niet echt een uitdaging meer en ik merkte dat ik gewoon wat miste. Via via hoorde ik dat ze bij provincie Overijssel iemand zochten als functioneel beheerder. Ik heb gesolliciteerd, en ben aangenomen: Door collega's hier te hebben gesproken ben ik erg enthousiast geworden en heb ik hier gesolliciteerd.”

“Als functioneel beheerder bieden we gebruikersondersteuning aan collega’s. We krijgen een melding in ons ticketsysteem. Zodra bijvoorbeeld iemand niet kan inloggen, dan gaan we onderzoeken waarom die persoon niet in kan loggen. Voor de meest uitlopende zaken kom je soms uit bij een functioneel beheerder. Als een inwoner een melding maakt op de website, maar deze aan de ‘achterkant’ niet goed terechtkomt, ook dan lossen wij het op. Of als een collega een brief maakt in ons systeem en daar staat een spelfout in, dan corrigeren wij dat. Het is van belang dat collega’s goed kunnen werken met de bestaande informatievoorziening, zodat uiteindelijk de inwoner daar ook profijt van heeft. Als bijvoorbeeld het Klant Contact Centrum of het Loket niet bereikbaar zijn, kunnen onze inwoners geen contact leggen. Het is echt mensenwerk dus. Het leuke is dat ik organisatiebreed werk, dus voor iedereen die gebruikt maakt van het zaaksysteem: Van Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten tot het Loket (KCC), Postkamer, Subsidie etc.”

‘’In deze functie moet je, behalve op de hoogte zijn van het reilen en zeilen binnen een organisatie, ook verstand hebben van de techniek die deze processen ondersteunt. Een functioneel beheerder is verantwoordelijk voor de werking van een of meerdere informatiesystemen binnen een organisatie. In de praktijk houdt dit in dat ik verantwoordelijk ben voor de functionaliteit van de applicaties die binnen de provincie in gebruik zijn. En dat is soms best een precisieklus: het zaaksysteem maakt onderdeel uit van een bredere informatiestructuur met meerdere applicaties. Een wijziging op één plek kan grote gevolgen hebben elders in het systeem. En daarmee grote gevolgen als het verkeerd gaat. Momenteel ben ik bezig met een pittige klus bezig: standaard sjablonen (templates) uit het Zaaksysteem halen, opnieuw bewerken en vervolgens in de nieuwe werkomgeving zetten. Deze klus vergt veel focus, omdat je continue bezig bent om die slablonen te verbeteren. Een belangrijke klus, want deze sjablonen zijn er om bijvoorbeeld subsidies mee aan het vragen.’’

“Wat ik bij provincie Overijssel heel leuk vind, is dat er heel veel verschillende mensen werken. En iedereen gaat leuk met elkaar om. De collega’s zijn toegankelijk en benaderbaar, dat werkt heel prettig als je iets gedaan wilt hebben. Behalve dat ik het leuk vind om mezelf dingen aan te leren, leer ik ook veel van mijn collega’s en ze staan altijd klaar om te helpen en mee te denken. Ondanks dat ik alleen maar jongere collega’s gewend ben en nu met wat meer ervaren mensen werk, heb ik het goed naar haar zin en leer ik volop. Soms vertellen ze wat dingen van vroeger, hoe het dan ging en hoe ze dan dingen hebben gedaan. Ik vind dat wel heel interessant om mee te krijgen. De technologie gaat dan ongemerkt best wel snel. Er wordt bijvoorbeeld veel meer gedigitaliseerd. Data wordt online (cloudopslag) opgeslagen.’’

In de toekomst wil Sharan vooral blijven verbeteren, niet alleen haarzelf, maar ook binnen de systemen: “Ik vind het erg leuk om dingen te verbeteren als die zich voordoen. Ik hoop dat ik misschien binnenkort ook ergens mee mag helpen, bijvoorbeeld met gebruikers instructies geven of meekijken. Of eens sparren met kerngebruikers van het zaaksysteem hoe het nog beter kan.” Als je Sharan vraagt naar haar leukste klus (en een belangrijke!) is dat RX Mission. Deze heeft ze verder geoptimaliseerd zodat het systeem ons werk beter ondersteunt.